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视频会议会场申请需知及申请表下载
2019年09月20日 12:24浏览: 次

视频会议会场申请需知

各单位:

为保障视频会议会场正常使用,更好地提高会议服务质量,现对会场的使用申请流程及相关注意事项作如下说明:

1、 主办部门负责会场的协调安排。使用会场前,必须提前一星期填写会场使用申请表,并且预约使用会场(由大学办公室审批)。涉及使用学院自有会场或者教室会场的,需自行找相关学院或教务处预约场地。

2、 填写《视频会议会场使用申请表》需加盖申请单位公章。

3、 会前调试时,主办部门会议负责人需到会场配合,以便确定会议召开的形式、期望达到的效果等内容。

4、 主办部门确保每会场至少安排一人作为会议保障人员,负责会议期间各会场的秩序维护、现场效果通报等。

5、 会场使用过程中申请使用单位需爱护会场公共设备。

6、 如需电脑播放PPT等内容,请自备笔记本电脑(带HDMI接口);自备无线话筒电池(每个话筒两节五号电池)。

7、 主办部门需提供会议具体日程安排(一共几场,每场时长)。

8、 若临时取消会议,请及时告知。

9、 需明确会议过程是否需要录制。

10、 网络中心联系电话:8582855,联系人:韩老师










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